Política de tratamiento de datos

AVISO AL PÚBLICO EN GENERAL

SMARTY COLOMBIA S.A.S. comunica que con motivo de sus actividades comerciales, de interventoría, capacitación, actividades de mantenimiento y suministro de hardware y software, con anterioridad al 27 de junio de 2013, fecha de expedición del Decreto 1377 de 2013, ha realizado recolección, circulación, uso, supresión, transmisión, trasferencia a terceras personas, comunicación (el “Tratamiento”) de información directa o indirectamente relacionada con personas naturales (los “Datos Personales”). En relación de lo anterior, por este medio SMARTY COLOMBIA S.A.S solicita la autorización de todas aquellas personas cuyos Datos Personales han sido tratados (los “Titulares”) para continuar haciéndolo. Con el propósito de reglamentar y comunicar todos los aspectos relativos al Tratamiento de Datos Personales, SMARTY COLOMBIA S.A.S ha implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”), la cual está disponible para consulta del público en general en nuestra página web.
Somos una sociedad comercial legalmente constituida con arreglo a las leyes vigentes de Colombia, con dirección de domicilio en la Calle 20 20-113 Bl 1 apto 101 en Pereira, Risaralda, y actuamos como responsables o encargados del "Tratamiento" de "Datos Personales" en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario No. 1377 de 2013.
Con el objetivo de dar cumplimiento la Ley 1581 de 2012 de protección de datos, y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen y al Decreto 1377 de 2013, a continuación se informará sobre los principales aspectos en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que SMARTY COLOMBIA S.A.S. (en adelante “la empresa”).
En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la empresa realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), hemos establecido una política de privacidad y protección de sus datos personales: la información personal que tenemos de acuerdo con la relación comercial o jurídica en la Empresa, incluyéndolo a usted, o como Cliente o como Empleado o como Proveedor ha sido suministrada voluntariamente por usted mediante su consentimiento previo, expreso y calificado y no recurrimos a terceros para obtener dicha información.

2. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones: - Autorización: Es el consentimiento previo, expreso calificado e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos.
- Base de datos: corresponde al conjunto organizado de los datos personales que son objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; , tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural, que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Empresa como Responsable de los datos;
- Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Empresa de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
- Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Empresa en virtud de una relación contractual/obligacional;
- Responsable del Tratamiento: Persona natural, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Empresa;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Empresa;
- Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la empresa en virtud de un contrato laboral. - Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Empresa como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
- Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, dentro de la cual se encuentra a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

3. Tipo de Información sujeta a Tratamiento

La Empresa manifiesta que reconoce que sus Empleados, accionistas tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Empresa.
1- De los Candidatos a ocupar vacantes en la empresa:
a) Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas, referencias Laborales, referencias personales, estado civil, número de hijos y/o personas a cargo y autorización de tratamiento de datos personales.
En virtud de la información suministrada, se aclara que los datos solo se suministraran a entidades gubernamentales o publicas mediante solicitud judicial y no se utilizaran las hojas de vida para promover a otros cargos que no estén debidamente autorizador por el titular
2- De los Clientes
a) Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
b) Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; c) Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
d) Información tributaria;
e) Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

3- De los Proveedores.
a) Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
b) Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; c) Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico; d) Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
e) Información tributaria;
f) Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

4- De los Empleados:

a) Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, afiliaciones a la seguridad social, edad, fecha de nacimiento
b) Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas; referenciales labores, personales estados civil, número de hijos, autorización previa para el tratamiento de sus datos personales
c) Examen ocupacional de ingreso
d) Examen ocupacional de retiro
e) Salario y otros pagos;
f) Contrato laboral;
g) Cambios en el contrato de trabajo;
h) Procesos judiciales, embargo;
i) Autorizaciones de descuentos;
j) Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
Capacitaciones recibidas;
l) Accidentes laborales;

4. Uso y finalidad del Tratamiento

Los datos personales son utilizados para:
a) Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la Empresa
b) Pago de obligaciones contractuales.
c) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
d) Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
e) Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
f) Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de la Empresa.
g) Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
h) Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la empresa
i) Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
j) Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
k) Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Empresa.
Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Empresa salvo que
(i) usted nos autorice expresamente a hacerlo
(ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado
(iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios.
(iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto,
(v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración o
(vi) según sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.
La Empresa podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros. Para lo cual se firmaran contratos de confidencialidad con los terceros involucrados en la información de las bases de datos. De igual forma la Empresa podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Smarty Colombia S.A.S ha adoptado las medidas del caso para que esas Empresas implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Empresa sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de Smarty Colombia S.A.S ó archivados de forma segura con lo cual solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

5. Derechos del Titular

De acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le corresponden en relación con sus datos personales son:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Smarty Colombia S.A.S como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
c) Ser informado por la Empresa, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa validación de la identidad del titular.

Según lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, en caso de no recibir su solicitud de suprimir sus datos personales dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de esta comunicación, continuaremos usando sus datos personales, para las finalidades expuestas en nuestra Política de Privacidad, sin perjuicio de su derecho a solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento.
Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Empresa garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

6. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: Contacto: basededatos@smartycolombia.com
Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Empresa, dependiendo de cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja. Podrá consultar a Smarty Colombia S.A.S respecto de los datos personales que la Empresa tenga almacenados en sus bases de datos, para lo cual será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por Smarty Colombia S.A.S en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por Smarty Colombia S.A.S en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, Smarty Colombia S.A.S le informará, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos hacer llegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a Smarty Colombia S.A.S atenderla de forma correcta y completa su solicitud, se le solicitará dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Empresa receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

7. Modificación de esta política

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma. Fecha de entrada en vigencia: 31 de julio 2013. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.

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